В оптовой компании запрос редко выглядит как аккуратная карточка товара. Покупатель присылает таблицу на пятьдесят строк, пишет внутренние названия позиций, спрашивает аналоги и хочет получить цену с доставкой к определённой дате. Менеджер тратит время не столько на продажу, сколько на расшифровку спецификации и проверку остатков.
ИИ-бот для оптовой компании способен принять такой запрос, найти товары по артикулам и характеристикам, проверить обязательные параметры и подготовить расчёт. Но он становится полезным только при связи с каталогом, складом и ценами. Без них уверенный ответ легко превращается в коммерческое предложение на товар, которого уже нет.
Новый запрос и действующий клиент
Новому покупателю обычно нужно подобрать товар, понять минимальную партию, получить ориентир по цене и условиям поставки. Действующий клиент может иметь персональный прайс, отсрочку, историю заказов и закреплённого менеджера. Эти данные нельзя применять без идентификации.
Бот сначала определяет задачу: поиск по артикулу, подбор по характеристикам, обработка спецификации, повторный заказ, запрос документов или статуса. Затем уточняет количество, единицы измерения, упаковку, склад и срок.
Пример:
— Нужен кабель АБВГ 4×16, 600 метров. — Уточните, заказ должен быть кратен бухте или допустима нарезка? Проверить ближайший склад или все доступные?
Такие вопросы предотвращают ошибку, которую невозможно заметить по одному названию товара.
Каталог: артикул, позиция и характеристики
Артикул должен вести к конкретной товарной позиции с производителем, единицей измерения, упаковкой, характеристиками и статусом. Похожие названия не означают взаимозаменяемость.
Поиск по характеристикам полезен, когда клиент не знает артикул. Тогда бот собирает назначение, размеры, материал, мощность, совместимость или другие параметры отрасли. Подбор должен опираться на структурированные данные, а не на общее сходство описаний.
Особое внимание требуется единицам измерения и упаковке. Одна позиция продаётся штуками, другая метрами, третья коробками. Минимальная партия и кратность заказа влияют на количество и стоимость. Если в коробке 24 штуки, заявка на 25 может потребовать две коробки — это следует показать до оформления.
Комплектность тоже фиксируется явно. Основной товар, крепёж, расходные материалы и дополнительные элементы не должны незаметно объединяться в один «комплект».
Остаток, резерв и поставка
Наличие товара — не одно поле. Позиция может физически лежать на складе, но быть зарезервирована под другой заказ. Она может находиться в пути или быть доступна только под заказ.
Для нескольких складов важны:
- доступное количество на каждом складе;
- время последнего обновления;
- возможность сборного заказа;
- перемещение между складами;
- срок и стоимость доставки;
- допустимость частичной поставки.
Бот должен показывать именно доступный остаток, а не общий. Если данные обновляются не в реальном времени, это нужно обозначить. При сбое склада корректный ответ — принять спецификацию и передать на проверку, а не обещать резерв.
Резерв считается подтверждённым только после записи в системе. У него есть срок действия и условия снятия. Коммерческое предложение само по себе товар не резервирует.
Аналоги и совместимость
Предложение аналога может быть полезнее фразы «нет в наличии», но здесь высок риск. Оригинальный товар и аналог должны сравниваться по проверяемым параметрам: назначению, размерам, материалу, стандарту, мощности, комплектности и совместимости.
Нельзя объявлять две позиции полностью взаимозаменяемыми только потому, что их описания похожи. Для ответственного применения требуется продуктовому специалисту подтвердить выбор.
Хорошая формулировка:
«Есть позиция с теми же основными размерами и мощностью, но отличается материал корпуса. Перед заказом нужно проверить совместимость с вашей системой».
Плохая:
«Берите этот аналог, он точно подойдёт».
Документы на товар также привязываются к конкретному производителю, партии и сроку действия. Общий сертификат из каталога не всегда подтверждает нужную поставку.
Работа со спецификацией
ИИ удобен для чтения таблиц и неформатированных списков, но распознавание не следует считать безошибочным. Особенно часто путаются похожие артикулы, запятые в количестве, единицы и версии файла.
После импорта спецификации клиенту полезно показать нормализованный список:
| Строка | Распознано | Количество | Требует уточнения |
|---|---|---|---|
| 1 | Артикул и название | 20 шт. | Нет |
| 2 | Похожи два артикула | 5 уп. | Выбрать позицию |
| 3 | Товар по описанию | 300 м | Уточнить производителя |
Версии спецификации нельзя смешивать. Если покупатель прислал исправленный файл, в расчёте должна использоваться новая версия, а история — сохранять, что изменилось.
Составной заказ может включать взаимозависимые позиции. Бот проверяет комплектность по утверждённым правилам, но сложный технический подбор передаёт специалисту.
Цена и коммерческое предложение
Оптовая цена зависит от количества, упаковки, ценового уровня, договора, валюты, склада и условий оплаты. Персональная цена доступна только после идентификации клиента и подтверждения системы.
Нужно разделять:
- розничную и оптовую цену;
- базовый прайс и персональные условия;
- предварительный расчёт и коммерческое предложение;
- предложение и счёт;
- скидку и цену, уже учитывающую скидку;
- цену товара и стоимость доставки.
Цена «от» должна содержать минимальный объём и условия. При валютном прайсе указывается источник и момент применения курса, а не приблизительная цифра из памяти бота.
Коммерческое предложение включает состав, количества, цены, НДС или иные предусмотренные параметры, сроки, доставку и период действия. Бот может сформировать его только из актуальных данных. Срок действия важен: старое предложение нельзя автоматически использовать для нового заказа.
Скидку бот не назначает. Он передаёт запрос менеджеру или применяет только подтверждённое правило.
От заявки до заказа
Процесс удобно видеть как цепочку:
- Получена спецификация или потребность.
- Проверены позиции и количества.
- Подготовлен расчёт или предложение.
- Создан резерв, если требуется.
- Сформирован счёт.
- Подтверждена оплата или иное условие.
- Заказ передан на комплектацию и отгрузку.
Каждый этап требует отдельного подтверждения. Заявка не равна заказу, предложение — резерву, а счёт — оплате.
Для счёта нужны корректные реквизиты клиента. Отсрочка платежа применяется только по подтверждённым условиям договора. Предоплата и статус оплаты проверяются по внешней системе.
Товар под заказ требует срока поставки и условий заказа. Сборный заказ с нескольких складов может иметь разные даты. Частичная поставка согласуется отдельно, а не выбирается ботом без участия клиента.
Повторный заказ и статусы
Фраза «повторите прошлый заказ» кажется простой, но старые остатки, цены, документы и условия доставки могли измениться. Бот находит предыдущую спецификацию после идентификации, показывает её клиенту и перепроверяет каждую позицию.
Статус «собран» не означает «отгружен», а «отгружен» не гарантирует получение. Запрос статуса должен возвращать фактический этап из ERP или системы заказа.
Изменение количества или адреса после оформления может повлиять на цену и срок. Отмена зависит от этапа резервирования, закупки и комплектации. Возврат, недостача и пересорт регистрируются с номером заказа, позицией, количеством, документами и фотографиями.
Передача специалистам
Менеджер по продажам нужен для персональных условий, договора и крупного заказа. Продуктовый специалист — для совместимости и сложного аналога. Логист — для маршрута, сборной и частичной поставки. Специалист по документам — для сертификатов и тендерных требований.
В резюме передаются:
- клиент и статус идентификации;
- спецификация и её актуальная версия;
- найденные товары и строки с сомнениями;
- количества, упаковка и склады;
- цены и срок их действия;
- доставка и желаемая дата;
- неподтверждённые аналоги, документы или условия.
Интеграции, сбои и безопасность
PIM или каталог хранит характеристики, ERP — цены и заказы, склад — остатки и резервы, CRM — контакт и коммуникацию. Без этой связки бот остаётся справочником.
При сбое он не подтверждает остаток, персональную цену, резерв, счёт, оплату или отгрузку. Защита от дублей должна предотвращать повторный заказ или два счёта по одной спецификации.
Спецификации, договорные цены и документы могут содержать коммерческую тайну. Доступ к истории действующего клиента предоставляется после идентификации. Бот не запрашивает пароли, банковские коды, полные данные карты или ключ подписи.
Когда автоматизация оправдана
Бот особенно полезен при большом каталоге, частых спецификациях и нескольких складах. Чем больше артикулов, упаковок и ценовых уровней, тем выше цена ручной ошибки и тем заметнее выгода от структурированного диалога.
Если ассортимент невелик, остатки обновляются нерегулярно, а цена каждого заказа определяется вручную владельцем, автоматический расчёт создаст больше ожиданий, чем пользы. В такой ситуации можно начать с приёма спецификаций и подготовки резюме для менеджера.
Полезные показатели — доля распознанных строк без исправлений, число запросов с полным количеством и единицами, ошибки в резервах, скорость подготовки предложения и количество повторных уточнений после передачи менеджеру.
Проверка перед запуском
Тесты должны включать:
- Точный поиск по артикулу.
- Подбор по характеристикам с неполными данными.
- Разные единицы измерения и кратность упаковки.
- Остаток на нескольких складах и резерв.
- Аналог с существенным отличием.
- Спецификацию с ошибкой распознавания.
- Персональную цену только после идентификации.
- Коммерческое предложение с ограниченным сроком.
- Повторный заказ с изменившейся ценой.
- Сбой ERP или склада без ложного подтверждения.
Запуск блокируют выдуманная позиция, смешивание единиц, ложный остаток, неподтверждённый аналог, старая цена, ошибочный резерв и раскрытие условий другого клиента.
Для первого этапа достаточно принимать спецификацию, распознавать позиции, уточнять сомнения, проверять остатки и цены, формировать заявку и передавать менеджеру.
Как ИИ-бот оптовой компании настраивается в LEVBOT
В LEVBOT настраиваются каталог, упаковки, правила подбора аналогов, цены, склады и этапы заказа. До покупки можно бесплатно проверять бота на тестовых спецификациях и исправлять ошибки распознавания или расчёта.
Платёж требуется лишь за готовую настроенную сборку: одно скачивание стоит 6 000 ₽. Обязательной подписки нет, LEVBOT не использует внутренний баланс и не берёт отдельную плату за сообщения, диалоги или токены.
Сервер, домен и обращения к внешней языковой модели оплачиваются владельцем отдельно. То же относится к CRM, ERP, PIM, складу и любым другим сторонним сервисам; лицензии и интеграционные работы не входят в цену скачивания.
После оплаты сборка передаётся покупателю. Новый отдельно настроенный вариант считается самостоятельной сборкой и приобретается отдельно.